שיתוף ושותפות - מכון יסודותמה בעצם ההבדל בין גיוס אנשים לשיתוף פעולה ויצירת שותפים?

שיתוף פעולה זה מצב בו אנו מביאים את צד ב לפעול באופן בו היינו רוצים ללא שימוש בכוח או אמצעי כפייה.

שותפות היא מערכת יחסים הדדית , גם אם ממוקדת מטרה ותחומה בזמן, בה שני צדדים או יותר בוחרים לפעול יחד מתוך זיהוי אינטרסים משותפים וההבנה של כל צד כי יגיע לתוצאה טובה יותר עבור עצמו אם יפעל יחד עם הצדדים האחרים. בשותפות יש מרכיבים של הדדיות ושוויון (גם אם לא מלא).

קחו שני אנשים שצועדים באותו שביל בטרק בהרים. אם הם דואגים לא להתנגש זה בזה, אולי אפילו מדברים בדרך או עוזרים זה לזה בקריאת מפה, אולי מצלמים זה את זה, יש לנו סוג שיתוף פעולה. ייתכן שיותר נעים ואפילו בטיחותי יותר,  לצעוד בשביל עם אנשים שיכולים לסייע ומייצרים אווירה נעימה. אבל זה לא הכרחי. הם לא לוקחים על עצמם אחריות על האחר ואין ציפיות הדדיות (חוץ מאולי, שלא יפריעו).

לעומתם יש לנו מטיילים שתכננו את המסלול יחד, התארגנו עליו יחד, מקבלים יחד החלטות כמו לאן ללכת, מתי להתחיל לצעוד ביום שלמחרת, באיזה קצב להתקדם, איזה ציוד או מזון לקחת וכדומה. זו שותפות. אם ייווצר מצב בו הם נפרדים, ברור שזו החלטה חדשה שמחוללת שינוי משמעותי בתכנית ובתפיסת הטיול והיחסים שלהם.

זה ההבדל בין שיתוף פעולה ושותפות.

לעתים, במקום בו לכאורה יש אינטרסים משותפים ברורים, עדיין ניתקל בקושי. מדוע?

התשובה מורכבת כמובן אבל אתייחס לשלשה כשלים שכיחים בהם אני נתקלת.

  1. לא זיהינו אינטרסים אחרים שיש לצדדים האחרים, כאלה שגוברים על האינטרס המשותף .חפיפה של אינטרסים - מכון יסודות
  2. לא זיהינו קשיים של האחר מבחינת יכולת מימוש האינטרסים –כלומר אין התנגדות, יש קושי ביישום.
  3. בלבלנו בין שיתוף פעולה ושותפות ולכן לא פעלנו נכון לגיוס הצד האחר – דיברנו על “בוא נהיה בזה יחד”” והתכוונו “תעשה בבקשה”.

אז מה יכול לעזור לנו להימנע מכשלים אלה?  בעיקר, לקפוץ כל פעם לנעליים של האחר.

  • הגדירו לעצמכם מה האינטרס של הצדדים האחרים, לפני שאתם פונים אליהם בהצעה לשותפות, מה בדיוק הם ירוויחו.
  • מה האינטרסים הנוגדים או המועדפים על פני האינטרסים המשותפים שלכם שימנעו מהם לשתף אתכם פעולה או להיכנס לשותפות.
  • שווקו את הביחד” – עזרו לצדדים האחרים להבין, מתוך התייחסות לאינטרסים האחרים שלהם, למה עדיין שותפות/שיתוף פעולה כדאיים להם. היו יצירתיים ודאגו להיות ממוקדים בהם ולא בכם.
  • היזהרו מבניית ציפיות אם אתם רוצים שיתוף פעולה אל תדברו על שותפות. אם אתם חותרים לשותפות, אל תגיעו עם בקשות ותכנית עבודה. זו לא שותפות אלא ניסיון לגייס צד אחר לעשות את מה שאנחנו צריכים או רוצים. שותפות מהותה חשיבה משותפת, הגדרת מטרות ותכניות עבודה ביחד, כאשר כל צד מביא את האינטרסים, הכוחות, המגבלות והרצונות שלו לכדי ביטוי. שותפות היא מערכת יחסים.

אנשים שמרגישים שעושים עליהם מניפולציה, או שחווים אכזבה, ייטו להתנגד ואף להיאבק.

שותפות לא פעם נתפסת כגישה נכונה או חיובית לדברים. ואכן אחד היתרונות הגדולים שלה, שהיא מבנה בסיס לשיתופי פעולה חוזרים ובקלות יתרה . היא גם יכולה לייצר אווירה טובה ותחושת שייכות.
אולם לא תמיד נכון לנו להיכנס לשותפות, מאחר שהיא מצריכה השקעה רבה וויתורים. לפעמים רק נרצה לגרום לאחר לעשות משהו שאנחנו צריכים נקודתית.
בוודאי ובוודאי למשל, שמנהל לא שואף לשותפות מלאה עם הצוות שלו.
מה שלא תבחרו, היו מדויקים והיו קשובים מאוד לאחרים, כי הם  המפתח למה שאתם צריכים.

דוגמאות

ישיבת צוות

מנהל צוות מקיים בתחילת כל שבוע ישיבת צוות בה הוא מעביר עדכונים ומציג את המשימות שעומדות בפניהם השבוע ומאפשר לחברי הצוות להגיב.

עצם השיתוף והדיאלוג חשובים ובעלי ערך. יחד עם זאת, על המנהל להקפיד ולהעביר מסר מדויק באשר למטרות השיתוף.

לא פעם צוותים מרגישים שמשתפים אותם כדי לסמן שהיה שיתוף, שהם קיבלו את התמונה הרחבה. אבל לא באמת מעוניינים לפתוח דיאלוג.

ושוב, זה בסדר ולגיטימי, במידה והגדרנו שזו מטרת הפגישה. לפעמים אותם עובדים ייקחו חלק במפגשים מקצועיים אחרים שהם הם כן ייקחו חלק פעיל יותר ומשפיע יותר.

אולם, אם הצוות נכנס בציפייה לשותפות, כלומר שהצוות מניח  שמקשיבים להם כדי לעבוד עם מה שהם יביאו, ולא הייתה הקשבה להצעות ובקשות ממקום שמוכן באמת לעשות שינוי בתכניות, דרכי עבודה או מבנה ארגוני גם אם ברמת המחלקה,

אזי יש סיכוי סביר שייווצר תסכול. “אם לא מתכוונים ממילא לעשות כלום עם מה שאנחנו מביאים, אז בשביל מה מבזבזים לנו זמן? ”

תוכנות ניהול לקוחות או אתרי ניהול קורסים

בחברה שגדלה לאחרונה, הוחלט להסדיר שיטות עבודה ומנגנונים וכשלב ראשון הוכנסה תכנת ניהול לקוחות חדשה שאמורה לייצר שקיפות של כל שלבי הטיפול בלקוח לכל המחלקות.

את יתרונות תכנות ניהול לקוחות אני בטוחה שכולכם מכירים.

אבל לצד היתרונות, תוכנות אלה יכולות לייצר מתחים וחרדות. אם כולם רואים את שלבי הטיפול זה אומר שיש רישום מדויק מי עשה מה ומי לא עשה, איפה נגרם עיכוב, באיזה שלב נעצר הטיפול או שהלקוח נתן תשובה שלילית. זה גם מייצר רמה מסוימת של שוויון בין כל מי שעובד על התכנה כולל שעובדי המחלקה יכולים לעקוב אחרי פעולות מסוימות של מנהל המחלקה והיעילות שלו במובן זה.

עלינו להיות מודעים לאינטרסים השונים והסותרים שמגולמים בתוכנת ניהול לקוחות.

עלינו לדעת לעבוד עם חברי הצוות השונים על החרדות שלהם, ההתנגדויות, לחפש אולי מנגנונים לשמירה על אינטרסים מסוימים או לעזור לייצר שינוי בעמדות לאור הצורך בכלים שהתוכנה מספקת.

התעלמות מאינטרסים שונים אלה, עשויה ליצור התנגדויות.

לעתים ניתקל בעובדים שיקטרו על כך שהמיחשוב (כמו תכנת ניהול לקוחות, או תכנות ניהול קורסים במוסדות לימודיים) מעמיס עליהם להקליד הכל, שהרובריקות המוגדרות לא מאפשרות את הגמישות הנדרשת, שהעובדה שהבקשות לטיפול,  יועברו בקלות באמצעות הטכנולוגיה,  עוד לא אומרת שהם פנויים לטפל בהן באותה הקלות. לעתים, אלו באמת ההתנגדויות, אבל יהיו מקרים בהם נצטרך לזהות שאלה רק “טיעוני סרק”. שההתנגדות או הקושי המשמעותיים יותר, הם חרדה כלשהי כמו השקיפות, השוויון וכדומה. עלינו ללמוד לזהות את האינטרסים הגלויים והסמויים, המודעים והלא מודעים ולהתייחס אליהם.

 

ודוגמה מעולם אחר.

תלמיד בעייתי שהוריו נקראים לבית הספר לאחר אירוע משמעת קיצוני.

לימדו אותנו להתחיל ישיבות ממקום חיובי ולנסות לייצר שותפות. לכן לא פעם הישיבה תפתח באמירות כמו  “אני רוצה להודות לכם שבאתם, השותפות שלכם מאוד חשובה ואין ספק שחשוב שנשלב כוחות ונפעל יחד לטובת הילד”.

הדברים שנאמרו נכונים אך לא מדויקים.

ראשית, ההורים עשויים להרגיש שמה שבאמת הניע את הפגישה אינה טובת הילד, אלא הרצון של בית הספר בשקט ודאגה לאינטרסים שלו ולא של הילד.

שנית, אם השותפות כל כך חשובה, למה מזמנים אותם רק במצבים בעייתיים ורק כשבית הספר כבר מרגיש שהוא לא יכול להתמודד לבד.

ולסיום, ההורים יבחנו עד כמה בשיחה ולאחריה, אכן הצוות היה קשוב וניסה ללמוד מהם על הילד, על כלים אפקטיביים להתמודדות איתו ועד כמה הם היו שותפים לבניית המשך הטיפול, לעומת מצב בו הם נקראו למעשה כדי להודיע להם על העונש והמשך הטיפול ולהגדיר שמצפים מהם בבית איכשהו להצליח להשתלט על הילד.

חלק מהתפקיד של בית הספר, היה באמת לייצר שותפות בשוטף ולא רק בשלב הזה. אבל חלק מתפקידו לשקף להורים אינטרסים שהם לא מודעים להם או שנראים סותרים כרגע. כמו למשל, שמורה מותשת, היא מורה שלא פנויה נפשית לילדים. אם אין משמעת, בית הספר לא יכול להיות מרחב מוגן לכלל הילדים כולל הילד שלהם. אם למורה אין סמכות, היא לא תוכל להיות המבוגר האחראי ששומר על הילדים ובכללם הילד שלהם.